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Em tempo de guerra não se limpam as armas

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Questiono-me se escolher um velho ditado é a melhor estratégia para iniciar um artigo sobre gestão de tarefas. Mas desde que o ouvi pela primeira vez, quando criança, sempre o carrego comigo.

Não o li em um livro de sabedoria oriental, escrito por algum velho e barbudo asceta em algum templo milenar. Não. Na verdade, trata-se de um ditado português que escutei da boca de um ribeirinho, em um reality show na televisão. Nada glamouroso.

Mas nunca me esqueci dele porque meu pai apontou, ao ouvir essas palavras, que aquele era um homem sábio. Oras, o que será que havia de tão especial no que ele disse? Vejamos.

Produzir o dobro na metade do tempo é a nova obsessão empresarial. Toda uma metodologia foi estruturada para levar as antigas instituições a esse nível de produtividade, e todo dia um novo exemplo de sucesso pipoca nas revistas e blogs, relatando quão mais produtivas elas se tornaram.

É claro, isso acaba fazendo com que qualquer líder sinta-se pressionado por garantir que seu time siga o mesmo caminho e não dê amostras de desperdício de recursos ou a impressão de que passou qualquer tempo parado, com seus membros seres humanos, vale lembrar operando fora do seu “ponto ótimo”.

Quando chega o momento de escrever mais um relatório, você amaldiçoa toda a estrutura burocrática, nascida no inferno para impedir a realização da sua lista de tarefas, que dobra seu tamanho de maneira inconveniente e grosseira, sem esperar aquele colega a “dez por hora” enviar os detalhes faltantes para a entrega do documento.

Do outro lado, na hora que você escuta um “Ih, quem sabe fazer isso é o fulano”, e o fulano está inacessível, passa a se questionar como você pode ser tão desorganizado ao ponto de não exigir que tomassem o tempo para que fulano garantisse que seu colega de equipe entendesse como resolver aquele problema que dia sim, dia também, aparece para trazer o apocalipse.

Nem para o deserto, nem para a Sibéria — vamos para a praia, por favor. Onde fica o ponto de equilíbrio?

Não dá para ser produtivo se qualquer imprevisto com um membro do time impede a correta operação das tarefas, e infinitas exigências burocráticas são tão eficientes em sugar o ânimo que poderiam muito bem levar o sindicato dos vampiros a alegar concorrência desleal.

Proponho, então, que usemos o ditado português para chegar a um sistema equilibrado e visual, que facilite a escolha no dilema realizar versus documentar.

Em tempo de guerra não se limpam as armas: se há uma nova tarefa que precisa ser feita, faça.

Espera, o quê? É isso mesmo, simples assim. Toda nova tarefa é uma aventura, e o responsável por resolvê-la é um desbravador, um bandeirante. Não faz sentido exigir planejamento sem que se compreenda a totalidade da tarefa, e esta só vem após uma primeira tentativa de realizá-la.

No máximo, planeje on the go — vá estruturando as fases já percebidas para a solução, sempre se mantendo somente um passo à frente. Mais do que isso, o risco de desperdício de tempo aumenta vertiginosamente.

Uma vez que a nova tarefa tenha sido solucionada, aquele que a realizou terá a capacidade de identificar a complexidade da tarefa, caso ela surja uma nova vez, e qual seria o melhor passo a passo para resolver o problema de maneira mais produtiva, sem que cometa os mesmos erros ou desperdícios que cometeu na primeira vez.

Esta mesma pessoa saberá julgar se a solução para aquela tarefa não é trivial e se há fragilidades na estrutura do time que exigem uma resposta adequada.

Como proceder

  • Se a tarefa for complexa, mas rara: anote as lições.
  • Se a tarefa for complexa e frequente: documentar.
  • Se a tarefa for simples e rara: vida que segue.
  • Se a tarefa for simples e frequente: documentar.

Se uma tarefa rara se mostrar complexa, o mais importante é anotar as lições aprendidas. Assim, reduz-se o risco de ser pego desprevenido numa segunda vez, e talvez estas lições cooperem para diversas outras soluções. Lembre-se: quem não aprende com os próprios erros é um tolo.

Já se uma tarefa se tornar recorrente, é chegada a hora de documentá-la. Nesse momento, devido à frequência com que deverá ser realizada, a burocracia passa a ser uma amiga da produtividade, pois este conhecimento planificado servirá para apoiar decisões que aumentam a autonomia dos processos e sua realização orgânica, como a terceirização, controle de qualidade, correta alocação de recursos e descentralização.

Documentando de forma simples

Quando uma tarefa é simples, mas constante, sua documentação pode ser tratada da mesma maneira, com uma solução simples. A receita de bolo é um documento validado por diversas gerações de avós, e não há ato mais ingrato que ousar contra a sabedoria da matriarca após anos estufando a barriga com seus quitutes.

Comece enumerando os passos

  • 1. Abra um documento de texto na nuvem.
  • 2. Coloque um título óbvio, como “Como realizar tal tarefa”.
  • 3. Crie uma lista numerada com as ações que levam à solução do problema.
  • 4. Identifique qual é o estado que define a conclusão da tarefa.
  • 5. Arquive no local adequado, utilizando a norma pré-definida, caso exista — e comunique à quem o passo a passo interessar.

Facilmente replicável, não é?

Documentando para operacionalizar

Quando uma tarefa é complexa e recorrente, o investimento em planejamento e acerto dos detalhes certamente retorna de maneira imensurável. É este movimento que permite o ganho de escala — gera aumento de produtividade e planifica o que antes parecia impossível.

Aqui sim cabe o famoso provérbio de Abraham Lincoln:

Se eu tivesse oito horas para cortar uma árvore, passaria seis horas afiando o machado.

1. Comece com um índice

Ainda não confia no poder da lista?

Utilize a lista para montar um índice que servirá de âncora para a criação do processo, bem mais complexo, que pretende montar. Ser capaz de traduzir a solução do problema complexo em fases menores é a melhor forma de simplificar sua organização adiante.

2. Envolva os responsáveis

Duas cabeças pensam melhor do que uma. Convoque os responsáveis pelas áreas envolvidas (ou em caso de uma equipe mais enxuta, aqueles que irão realizar as fases da operação) para estruturar a solução.

Não se julgue capaz de produzir o melhor método para cada fase do processo, mas permita que a experiência do time adeque a forma de realizar os pormenores, para que todos estejam confortáveis com o procedimento final. Na metodologia ágil, isso se chama swarming.

3. Utilize ferramentas adequadas

Aproveite a praticidade das inúmeras ferramentas desenvolvidas para o gerenciamento de processos. Há muitas delas, e boa parte está disponível de graça.

Uma ferramenta adequada potencializa e muito a operação de um processo complexo, especialmente quando há sinergia adicionada por funcionalidades paralelas na ferramenta (como as automações, por exemplo). Cada vez mais softwares são desenvolvidos pelos seus usuários — fenômeno chamado de user entrepreneurship — e ninguém poderia ser mais empático contigo do que alguém que já esteve nessa situação.

Revise, revise e revise mais uma vez

Se há uma lição que o sistema ágil ensinou é o poder do feedback constante e revisões repetitivas.

Temos a tendência de pular para a próxima tarefa no momento em que surgimos com a primeira solução “boa o suficiente”. Aumento de produtividade não advém de soluções suficientemente boas (eufemismo para medíocres), mas de soluções ótimas.

Todo processo pode ser aperfeiçoado. Para isso, se apoie nas estruturas que encorajam iterações.

Jonatas Figueiredo

Graduado em Engenharia de Controle e Automação pela UNESP em Sorocaba. Gerencia as operações d'O Novo Mercado, além de dar palpites profissionalmente sempre que requisitado (às vezes sem ser requisitado também). Suas reflexões podem ser lidas aqui e, em menor medida, no Instagram @jonatas.defigueiredo.

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